Da es vermehrt zu Unsicherheit bezüglich Absagen und Stornierung von Veranstaltungen wegen Corona gekommen ist. Möchten wir mit Euch die aktuellsten Information teilen, die wir diesbezüglich haben.
Info zu Stornogebühren wegen Corona
Zusammenfassung der Informationen des Landesjugendrings:
Handlungsempfehlungen zum Umgang mit dem Corona-Erlass des MKFFI zu den Auswirkungen auf geförderte Maßnahmen im Kinder- und Jugendförderplan NRW (KJFP) vom 13.03.2020
Laut Erlass sind zunächst alle Möglichkeiten einer kostenfreien oder kostengünstigen Stornierung in Anspruch zu nehmen. Das schließt die Prüfung einer frühzeitigen Absage von Veranstaltungen mit ein.
Insofern sollte die Dokumentation der Absagegründe und der zeitlichen Einordnung bitte ernst genommen werden:
- Wann wurden Verträge geschlossen?
- Welche Stornofristen gelten für den Vertrag?
- Wann wurde warum entschieden, die Maßnahme abzusagen oder sie (noch) nicht abzusagen?
Die Dokumentation unterliegt keiner besonderen Form, muss aber im Falle einer Prüfung nachvollziehbar sein
Maßnahmen, die für den Zeitraum nach den Osterferien geplant sind, bitte jetzt prüfen, wie die regulären Stornofristen sind und sich gegebenenfalls eine Wiedervorlage für den 19.04. notieren.
Je länger der Termin dieser Maßnahme nach dem Ende der Gültigkeit des derzeitigen MAGS Erlasses liegt, je weniger notwendig erscheint dabei eine derzeitige Absage. Umgekehrt: Je dichter eine Maßnahme an diesem Termin liegt, desto eher sollte sie bereits jetzt abgesagt werden, es sei denn, sie ist definitiv nicht verschiebbar oder unbedingt notwendig. Der Landesjugendring wird vorsorglich alle seine Veranstaltungen bis zum 31.05.2020 absagen.
Wurde ein Ausfallhonorar vertraglich vereinbart, so ist dieses in vereinbarter Höhe abrechnungsfähig.
Für den vermuteten Regelfall, dass kein Ausfallhonorar vereinbart wurde, ist noch keine abschließende Regelung getroffen worden. Wir sind hierzu in Gesprächen mit dem LVR und dem Ministerium, um eine verbindliche trägerfreundliche Erlassregelung für die Jugendverbandsarbeit zu erreichen. Im Falle eines im Finanzierungsplan vorgesehenen Eigenanteils ist dieser prozentual von den erstattungsfähigen Kosten abzuziehen.
Bei der Weitergabe aus Mitteln der Fachbezogenen Pauschale sind die verbandsinternen Richtlinien anzuwenden, die für die interne Mittelweiterleitung gelten und der dort geltende Eigenanteil ist entsprechend von den zuwendungsfähigen Kosten abzuziehen.
Für Maßnahmen der Jugendverbände / Jugendringe, die vor dem MAGS Erlass (15.03.2020) vom Träger abgesagt wurden, sind Ausfall- und Stornokosten im Rahmen des Erlasses erstattungsfähig. Die Gründe der Absage sind zu dokumentieren. Laut Diözesananhang des BDKJ-Diözesanverbandes Paderborn ist eine Förderung bis zu 100 % der anerkennungsfähigen Kosten möglich.
Kosten für Maßnahmen, die im Zeitraum vom 17.03.-19.04.2020 aufgrund des MAGS Erlasses durch die Einrichtung (Jugendherberge, Jugendbildungsstätte etc.) abgesagt werden mussten, sind nur abrechnungsfähig, soweit sie in den Verantwortungsbereich der Verbände / Jugendringe fallen, also evtl. Ausfallhonorare, gebuchte Busreisen, Material). Bei Absage durch die Einrichtung darf diese den Verbänden / Jugendringen keine Stornokosten in Rechnung stellen und muss evtl. bereits getätigte Anzahlungen rückerstatten.
Stand: 20.03. 2020
Der Landesjugendring wird in den nächsten Tagen auf seiner Website unter ljr.nrw/corona-FAQ Antworten auf häufig gestellte Abrechnungsfragen im Zusammenhang
Bei weitergehenden Fragen dazu wendet Euch bitte an Euren jeweiligen Diözesanverband.
Bleib gesund und stay home !!!
